Para una asesoría que maneja datos sensibles y confidenciales (altas y bajas de trabajadores, IRPF, facturas, etc.), la estrategia de copias de seguridad debe ser robusta y cumplir con las normativas de protección de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). La elección entre copias en local, en la nube, o una combinación de ambas (híbrida) dependerá de varios factores como seguridad, accesibilidad y coste. A continuación, se analizan ambas opciones:

1. Copias de seguridad en local

Consiste en almacenar los datos en servidores propios, discos duros externos o sistemas NAS (almacenamiento conectado en red) ubicados físicamente en la oficina.

Ventajas:

1. Control total:
   • La asesoría mantiene el control físico y lógico de los datos.
   • No depende de terceros para acceder a la información.
2. Seguridad física (en condiciones controladas):
   • Reduce el riesgo de exposición a ataques en línea si los sistemas están desconectados de internet.
3. Cumplimiento legal fácilmente verificable:
   • Permite asegurar que los datos no salgan del país, un aspecto importante en la normativa de protección de datos.
4. Acceso rápido:
   • Ideal para recuperar grandes volúmenes de datos sin depender de la velocidad de internet.

Desventajas:

1. Riesgo de desastres físicos:
   • Vulnerable a incendios, inundaciones, robos o fallos de hardware.
2. Costes iniciales elevados:
   • Requiere inversión en equipos de almacenamiento y mantenimiento.
3. Mantenimiento técnico:
   • Necesidad de realizar actualizaciones regulares, reemplazo de hardware y supervisión técnica.
4. Escalabilidad limitada:
   • A medida que aumentan los datos, el espacio de almacenamiento puede quedarse corto.

2. Copias de seguridad en la nube

Consiste en almacenar los datos en servidores remotos ofrecidos por proveedores especializados como Google Cloud, Microsoft Azure, Amazon AWS, o soluciones específicas para asesorías.

Ventajas:

1. Accesibilidad desde cualquier lugar:
   • Ideal para teletrabajo o emergencias que requieran acceso remoto a los datos.
2. Escalabilidad infinita:
   • Se puede ampliar el almacenamiento según las necesidades de la asesoría.
3. Coste inicial bajo:
   • No requiere inversión en hardware, solo el pago de una suscripción.
4. Alta seguridad (en proveedores confiables):
   • Los servicios en la nube suelen incluir cifrado avanzado y protección contra ciberataques.
5. Redundancia:
   • Los datos suelen replicarse en varios servidores geográficamente separados, lo que garantiza disponibilidad incluso en caso de fallo de un servidor.

Desventajas:

1. Dependencia de terceros:
   • La seguridad de los datos depende de las prácticas del proveedor de servicios.
2. Costes recurrentes:
   • Aunque el coste inicial es bajo, el pago mensual o anual puede acumularse con el tiempo.
3. Cumplimiento normativo:
   • Es necesario verificar que el proveedor cumpla con las normativas de privacidad (como almacenar los datos en la UE para cumplir con el RGPD).
4. Acceso dependiente de internet:
   • En caso de pérdida de conexión, no es posible acceder a las copias.

3. Copias de seguridad híbridas

Este modelo combina lo mejor de ambas estrategias, manteniendo copias en local y en la nube simultáneamente.

Ventajas:

1. Máxima seguridad:
   • Garantiza la protección ante desastres físicos (gracias a la nube) y ciberataques (gracias a las copias en local).
2. Acceso y redundancia:
   • Se puede recuperar información rápidamente en local y mantener una copia externa para emergencias.
3. Cumplimiento normativo:
   • La copia local garantiza control directo, mientras que la nube añade una capa adicional de seguridad y redundancia.
4. Flexibilidad:
   • Permite gestionar los datos más recientes en local y almacenar archivos históricos en la nube.

Desventajas:

1. Costes más altos:
   • Se combinan los costes de ambas soluciones.
2. Mayor complejidad de gestión:
   • Requiere más esfuerzo técnico para mantener ambas copias sincronizadas y protegidas.

Recomendaciones prácticas para asesorías

1. Cifrado de datos:
   • Todas las copias deben estar cifradas, tanto en tránsito como en reposo, para proteger la confidencialidad.
2. Cumplir con el RGPD:
   • Verifica que los datos en la nube estén almacenados dentro de la UE o en países con acuerdos equivalentes.
3. Frecuencia de respaldo:
   • Realiza copias de seguridad automáticas diarias o, si es posible, en tiempo real.
4. Pruebas de restauración:
   • Periódicamente verifica que las copias de seguridad puedan restaurarse correctamente.
5. Uso de contraseñas y autenticación:
   • Protege tanto las copias en local como en la nube con contraseñas robustas y autenticación de dos factores.
6. Elige un proveedor confiable:
   • Si optas por la nube, selecciona proveedores con buena reputación y certificaciones de seguridad (ISO/IEC 27001).