Aunque la mayoría de las asesorías emprendieron un camino de actualización tecnológica desde hace años, todavía podemos encontrar a no pocas que mantienen un retraso notable. En este artículo vamos a mencionar las debilidades tecnológicas más frecuentes.
1. Infraestructura obsoleta
Muchas asesorías todavía operan con equipos informáticos antiguos, lentos y con sistemas operativos desactualizados, lo que genera cuellos de botella constantes en el trabajo diario. La falta de inversión en hardware moderno hace que programas esenciales tarden en abrirse, se congelen o incluso se bloqueen en momentos críticos. Además, es habitual encontrar servidores físicos con años de uso, sin mantenimiento ni medidas de contingencia claras ante fallos o desastres. Esto genera una dependencia excesiva de técnicos externos para resolver cualquier incidencia. La escasez de servicios en la nube también limita la flexibilidad del equipo, que no puede acceder a los documentos o programas desde fuera de la oficina. En muchos casos, no existen políticas claras de renovación de equipos ni auditorías tecnológicas periódicas. El uso exclusivo de soluciones locales, en vez de plataformas online actualizables y escalables, también reduce la capacidad de adaptación ante nuevas necesidades.
Otro problema frecuente es la falta de redundancia, lo que implica que una avería puntual pueda paralizar completamente la actividad. Además, se suele prescindir de sistemas de monitorización del rendimiento, lo que hace que los fallos se detecten tarde. La falta de conectividad óptima, como redes WiFi inestables o lentas, agrava el problema. Finalmente, esta infraestructura desfasada suele generar frustración en los trabajadores, que pierden tiempo y energía con problemas técnicos constantes.
2. Software poco eficiente o desactualizado
Un gran número de asesorías sigue utilizando software contable, fiscal o de gestión desarrollado hace años, sin actualizaciones importantes ni nuevas funcionalidades. Estos programas no están pensados para integrarse con otros sistemas, lo que obliga a los empleados a introducir datos manualmente en varias plataformas. Esto no solo consume tiempo, sino que aumenta el riesgo de errores humanos y duplicidades. En muchas ocasiones, las tareas que podrían automatizarse, como la generación de modelos fiscales, la conciliación bancaria o la gestión documental, se siguen haciendo paso a paso de forma manual.
También es habitual que se empleen múltiples herramientas desconectadas entre sí para tareas como la facturación, la gestión de clientes, el archivo de documentos o el seguimiento de incidencias. Esto provoca una dispersión de la información y complica el trabajo colaborativo. En algunos casos, ni siquiera se dispone de software específico, recurriendo a hojas de cálculo mal organizadas o plantillas de Word para documentos habituales. Este tipo de soluciones improvisadas son difíciles de mantener, escalar o supervisar. Además, cuando se usan licencias antiguas o pirateadas, se pierde acceso al soporte técnico y se asumen riesgos legales y de ciberseguridad. Todo esto impide que las asesorías puedan operar con la agilidad y precisión que demandan los clientes actuales.
3. Seguridad deficiente
La seguridad informática sigue siendo una gran asignatura pendiente en muchas asesorías. Es habitual que se usen contraseñas débiles o incluso que se compartan entre varios empleados, lo que vulnera cualquier política básica de protección de datos. Muchas oficinas carecen de un plan de copias de seguridad fiable, lo que significa que cualquier fallo técnico, ataque informático o borrado accidental podría hacer perder información crítica de clientes. Además, no se emplean sistemas de cifrado para proteger documentos sensibles, como declaraciones de impuestos, nóminas o contratos. La mayoría no cuenta con un firewall correctamente configurado, ni con sistemas de detección de intrusos o antivirus actualizados.
También se observa una gran exposición a ataques de phishing, ya que el personal no suele recibir formación para reconocer correos maliciosos o sitios fraudulentos. La conexión a redes WiFi sin protección, o el uso de dispositivos personales en el entorno laboral sin ningún tipo de control, añaden nuevos vectores de riesgo. Es frecuente que no se mantengan actualizados los sistemas operativos ni los programas instalados, dejando abiertas vulnerabilidades conocidas.
Tampoco existen protocolos claros en caso de incidente, ni un responsable designado de ciberseguridad dentro de la organización. En resumen, los datos de los clientes no están adecuadamente protegidos frente a amenazas externas ni internas.
4. Falta de formación del personal
La resistencia al cambio y la falta de conocimientos digitales son un freno constante en muchas asesorías. Aunque se instalen herramientas nuevas, si el personal no sabe utilizarlas o no comprende su utilidad, acaban infrautilizadas o directamente ignoradas. Muchos trabajadores están acostumbrados a procedimientos manuales y no confían en los sistemas automatizados, por miedo a que cometan errores. Esta desconfianza se traduce en una pérdida de eficiencia y en una reticencia a abandonar rutinas obsoletas. Tampoco hay una cultura interna de mejora continua o aprendizaje tecnológico. Las formaciones, si se dan, suelen ser puntuales, teóricas o demasiado genéricas, y no se adaptan al día a día real del equipo. La curva de aprendizaje se afronta sin acompañamiento, lo que lleva a frustración y rechazo.
Además, los nuevos empleados no reciben una formación digital mínima, lo que perpetúa los malos hábitos. Es frecuente que los responsables no inviertan en capacitación por considerarlo un gasto y no una inversión. Esto termina generando una brecha tecnológica interna, donde solo unos pocos dominan las herramientas clave. Finalmente, la falta de formación también impide que el equipo proponga mejoras o detecte oportunidades de automatización, haciendo que la asesoría pierda competitividad.
5. Escasa integración de herramientas
Una debilidad muy común es que cada área de la asesoría trabaje con su propia herramienta, sin conexión con el resto. El software de contabilidad no se comunica con el CRM, la gestión documental no se sincroniza con los correos, y el sistema de citas no se vincula con la agenda interna. Esta falta de integración obliga a duplicar datos, genera errores, y dificulta el control global del negocio. La información se encuentra dispersa en distintas plataformas, carpetas o incluso dispositivos, dificultando su acceso y su análisis. Además, los informes deben generarse manualmente, a partir de datos de varias fuentes que no siempre coinciden.
Cuando se quieren implantar mejoras o nuevas funcionalidades, las limitaciones de compatibilidad entre sistemas se convierten en un muro. No poder centralizar la información en tiempo real impide tener una visión clara del estado de cada cliente o de los flujos de trabajo. Esta desconexión también genera ineficiencias a la hora de atender a los clientes, ya que muchas veces hay que consultar varios sistemas para responder una simple consulta.
También se pierde tiempo traspasando datos de un lugar a otro, aumentando el riesgo de errores y retrasos. Una asesoría con sistemas bien integrados es más ágil, más precisa y más fácil de escalar.
6. Poca adopción de inteligencia artificial y automatización
Aunque las herramientas basadas en inteligencia artificial están cada vez más disponibles y asequibles, muchas asesorías aún no las aprovechan. Se siguen dedicando horas a tareas como clasificar facturas, enviar recordatorios o revisar datos contables, cuando todo esto podría automatizarse fácilmente. No se utilizan asistentes virtuales para resolver dudas básicas de los clientes ni para dar soporte fuera del horario laboral. Tampoco se aplican algoritmos que ayuden a detectar errores o inconsistencias en los datos antes de presentar declaraciones. En el mejor de los casos, la automatización se limita a macros de Excel o funciones muy básicas del software habitual. Esto supone una gran pérdida de tiempo y recursos, que podría destinarse a tareas de mayor valor añadido como el análisis o la planificación fiscal.
En muchos despachos existe además un desconocimiento total de lo que puede hacer la IA, o una falsa percepción de que es una tecnología solo al alcance de grandes empresas. También hay miedo a perder el control o a que los sistemas cometan errores que no se puedan revisar. Todo esto impide que las asesorías avancen hacia modelos más inteligentes y eficientes de prestación de servicios.
7. Deficiente presencia y servicios online
Por último, muchas asesorías tienen una presencia digital muy limitada o mal cuidada. Es frecuente que sus páginas web estén desactualizadas, con un diseño anticuado o sin adaptarse a móviles. Tampoco se ofrece un área privada donde los clientes puedan subir documentos, firmar contratos o hacer un seguimiento de sus gestiones. En muchos casos, todo sigue funcionando por correo electrónico y llamadas, sin plataformas colaborativas o flujos de trabajo online. No se permite la firma digital ni la tramitación automatizada de formularios. Las citas deben pedirse por teléfono, sin agendas online ni recordatorios automáticos. Esto no solo afecta a la experiencia del cliente, sino que también genera un volumen de trabajo innecesario para el equipo. La falta de presencia en redes o canales digitales también dificulta la captación de nuevos clientes y la construcción de una imagen moderna y profesional.
En un entorno cada vez más digital, esta desconexión supone una gran desventaja competitiva frente a despachos que ya ofrecen servicios completamente online. Integrar estos servicios no es solo una mejora técnica, sino una necesidad estratégica para cualquier asesoría que quiera crecer y retener clientes exigentes.