Para llevar un buen control del tiempo en las tareas de asesorías, existen diversas estrategias y herramientas que pueden ayudarte a gestionar el tiempo de forma más efectiva. Aquí tienes algunos consejos y herramientas útiles:
1. Define y planifica las tareas por adelantado
- Antes de cada sesión de asesoría, identifica las tareas específicas que necesitas abordar con el cliente o el asesorado.
- Divide estas tareas en partes más pequeñas si es posible, y asigna tiempos estimados para cada una.
- Al tener claro el tiempo que dedicarás a cada tarea, podrás hacer ajustes sobre la marcha si es necesario.
2. Establece límites de tiempo y prioridades
- Fija un tiempo máximo para cada tarea durante la asesoría para evitar desviarte o dedicarle demasiado tiempo a un tema.
- Prioriza las tareas en función de su importancia y urgencia. Así, podrás enfocarte en lo que verdaderamente necesita más atención.
3. Utiliza la técnica Pomodoro
- La técnica Pomodoro (25 minutos de trabajo seguidos de 5 minutos de descanso) es útil para dividir el tiempo en bloques y ayuda a evitar la fatiga mental.
- Durante los descansos, revisa brevemente el progreso de la tarea para decidir si necesitas más tiempo o puedes pasar a la siguiente tarea.
4. Haz una lista de tareas y revisa al final
- Lleva un registro de cada tarea realizada durante la asesoría y anota el tiempo que tomó.
- Al final de la sesión, revisa con el cliente o el asesorado el estado de las tareas y establece objetivos para la siguiente sesión.
5. Registra el tiempo con herramientas especializadas
- Existen varias herramientas de gestión de tiempo que pueden facilitarte llevar un control detallado de cada tarea. Aquí algunas populares:
a. Toggl
Toggl es una herramienta fácil de usar para registrar el tiempo dedicado a diferentes tareas. Permite crear etiquetas y categorías para organizar tareas, además de generar reportes detallados sobre el tiempo total.
b. Clockify
Clockify es otra herramienta de seguimiento de tiempo gratuita que permite asignar y monitorear el tiempo de cada tarea. Puedes crear proyectos específicos para cada cliente y dividir cada sesión en tareas, lo que facilita el seguimiento de la productividad.
c. Asana o Trello
Aunque Asana y Trello son herramientas de gestión de proyectos, se pueden usar para controlar el tiempo de cada tarea si las combinas con herramientas como Toggl o integraciones de Chrome. Permiten dividir el trabajo en subtareas, asignar tiempos y monitorear el progreso.
d. Google Calendar
Google Calendar también puede ser útil para controlar el tiempo en las tareas de asesorías. Puedes programar bloques de tiempo específicos para cada tarea y activar recordatorios.
6. Evalúa y ajusta después de cada sesión
- Al final de cada asesoría, haz una breve evaluación de cómo se gestionó el tiempo.
- Pregúntate si alguna tarea tomó más tiempo del planeado o si alguna parte se podría mejorar en términos de eficiencia.
- Realizar esta revisión te ayudará a perfeccionar la planificación para futuras asesorías.
7. Automatiza recordatorios y notificaciones
- Usa recordatorios o alarmas para notificarte cuando hayas agotado el tiempo asignado a una tarea en particular. Esto ayuda a mantener el ritmo y a evitar extender demasiado las tareas.
8. Mantén una comunicación clara con el cliente
- Comparte con el cliente o el asesorado la duración estimada de cada tarea desde el inicio, para que ambos estén alineados en cuanto al tiempo que se dedicará a cada tema.
- Si una tarea requiere más tiempo del esperado, decide con ellos si es mejor profundizar o continuar en la próxima sesión.
Ejemplo de Aplicación
Supongamos que tienes una asesoría de 1 hora dividida en 3 tareas:
- Revisión de objetivos (10 minutos)
- Planificación de tareas (30 minutos)
- Resolución de dudas (20 minutos)
Con herramientas como Toggl o Clockify, podrías registrar el inicio y final de cada bloque. Al final de la sesión, tendrás una visión clara de cómo se usó el tiempo, lo que permite un análisis de eficiencia para la próxima sesión.
Con estas estrategias, tendrás un control mucho más preciso del tiempo, lo que mejorará la efectividad de tus asesorías y la satisfacción del cliente.